ANALISIS EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PADA SUB BAGIAN KEUANGAN DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI PROVINSI JAWA TIMUR
Abstract
Pengelolaan arsip dinamis inaktif yang efektif merupakan faktor penting dalam mendukung tertib administrasi dan efisiensi kerja organisasi pemerintah. Penelitian ini bertujuan menganalisis efektivitas pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Sub Bagian Keuangan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Timur. Penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan pengumpulan data melalui observasi, wawancara semi-terstruktur, dan studi dokumentasi. Analisis data mengacu pada model Miles dan Huberman. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif belum berjalan efektif. Produktivitas, efisiensi, dan kepuasan tergolong rendah, kemampuan adaptasi belum memadai, sedangkan eksistensi menunjukkan tren perbaikan meskipun pelaksanaan prosedur belum konsisten. Ketidakefektifan tersebut disebabkan oleh akumulasi arsip lama yang belum terdokumentasi, keterbatasan jumlah arsiparis yang merangkap tugas lain, keterbatasan kapasitas ruang penyimpanan, serta ketidaksesuaian metode penyimpanan antara unit pengolah dan unit kearsipan. Berbeda dengan dugaan awal penelitian, temuan menunjukkan bahwa ketidakefektifan tidak terutama disebabkan oleh kurangnya pemahaman pegawai non-arsiparis, melainkan oleh faktor struktural dan historis pada unit kearsipan. Penelitian ini merekomendasikan penambahan sumber daya manusia bidang kearsipan, monitoring dan evaluasi penyusutan arsip secara berkala sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta pemberian penghargaan kepada unit kerja yang menerapkan pengelolaan arsip secara tertib.
References
Ardiana, S., & Suratman, B. (2021). Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan Informasi Pada Bagian Tata Usaha di Dinas Sosial Kabupaten Ponorogo. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 9(2), 335–348. https://doi.org/10.26740/jpap.v9n2.p335-348
Ardiasni, F. (2021). Pengelolaan Arsip Aktif dalam Mendukung Layanan Arsip pada Biro Umum-Badan Nasional. Politeknik STIA LAN Jakarta, Jakarta.
Azhari, A., Wolor, C. W., & Marsofiyati, M. (2023). Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif pada LKPP. Jurnal Kajian dan Penelitian Umum, 1(6), 182-198. https://doi.org/10.47861/jkpu-nalanda.v1i6.661
International Organization for Standardization. (2016). Information and Documentation: Records Management Part 1: Concepts and Principles (ISO 15489-1:2016). Geneva.
Miles, M. B., & Huberman, A. M. (1994). Qualitative Data Analysis: An Expanded Sourcebook. Thousand Oaks, California: SAGE Publications.
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis
Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Jawa Timur Nomor 30 Tahun 2023 Perubahan Atas Peraturan Gubernur Nomor 26 Tahun 2009 Tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.
Purnomo, M. I., & Poernamawati, D. E. (2025). Pengelolaan Arsip Inaktif Sebagai Upaya Mendukung Penyusutan Arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang. Perspektif Administrasi Publik dan Hukum, 2(3), 142–150. https://doi.org/10.62383/perspektif.v2i3.560
Rahmayanti, Desthiani, U., & Rufeidah, A. (2022). Pengenalan Pengelolaan Arsip Digital Untuk Meningkatkan Pelayanan Prima. Jurnal Ilmiah Pengabdian Kepada Masyarakat, 2(2), 198–209.
Salsabyla, A. C. (2023). Efektivitas Sistem Pengelolaan Sampah di Tempat Pengolahan Sampah Terpadu Mulyoagung Bersatu di Desa Mulyoagung, Kabupaten Malang (Skripsi, Universitas Muhammadiyah Malang).
Sundari, A., & Lawanda, I. (2023). Analisis Proses Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsipan Kementerian CX. Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan, dan Kearsipan, 25(1). https://doi.org/10.7454/jipk.v25i2.1000
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Upward, F. (1996). Structuring the Records Continuum Part One: Post-custodial principles and properties. Archives and Manuscripts, 24(2), 269–285.
.png){kind=logo}
.png)
1.png)
